Protocolo de Viajes de Negocios

• Un protocolo de viaje de negocios asegura coherencia en la imagen institucional, optimiza recursos y garantiza que el viaje cumpla sus objetivos con profesionalismo y eficacia

Cecilia Durán Mena / CAMBIO 22

Existe una confusión generalizada en torno a los viajes de negocios que se ha ahondado más en los tiempos post-pandémicos de trabajo en casa. Salir del entorno de la cotidianidad —sea de la fábrica, la oficina, del hogar o del espacio donde solemos trabajar a diario— tiene sus particularidades que, si no son atendidas, pueden generar problemas. Para evitar riesgos innecesarios y anticipar posibles inconvenientes, lo mejor es contar con un protocolo de viajes de negocios.

Sé muy bien a lo que me refiero. Fui invitada a participar como oradora en un teambuilding de una empresa que antes era cien por ciento presencial, pasó a operar totalmente en la modalidad de trabajo en casa y ahora busca regresar a las oficinas, con un plan gradual que vaya de un modelo híbrido a la presencialidad. La intención era que todos viajáramos y estuviéramos reunidos lejos de las distracciones del día con día.

La idea era muy buena —lo sigue siendo—, la estrategia se alineaba muy bien con el plan marcado por la dirección y en la idea, todo funcionaba de maravilla. Tristemente, la ejecución no fue tan buena y se presentaron ciertos temas que habrían podido esquivarse si se hubiera contado con un protocolo de viaje de negocios. Este tipo de formalidades se vuelve indispensable cuando las personas se conocen sólo en forma virtual y la comunicación tiene vicios de percepción dadas las diversas nacionalidades, creencias, usos y costumbres de individuos en un equipo globalizado.

Un protocolo de viaje de negocios es un conjunto de normas, lineamientos y procedimientos diseñados para guiar el comportamiento, la logística y la representación profesional de una persona o equipo durante un desplazamiento con fines laborales o comerciales. Este protocolo asegura coherencia en la imagen institucional, optimiza recursos y garantiza que el viaje cumpla sus objetivos con profesionalismo y eficacia.

En un protocolo de viaje se debe iniciar con la comunicación clara y efectiva del objetivo del viaje. Es decir, si se tratará de una reunión para cerrar un negocio, de una capacitación, de prospección de mercado y, muy importante, dar a conocer los resultados que se esperan alcanzar y las métricas de éxito.

Antes de pedir la confirmación de los asistentes, cada uno deberá conocer el itinerario con direcciones exactas fechas y horarios del viaje; la agenda detallada de actividades, reuniones, eventos y visitas, así como los tiempos libres o de descanso planificados.

Enseguida, y de suma relevancia será que todos sepan cuáles son las normas de comportamiento y etiqueta. Fue terrible ver lo que muchas personas interpretaron como business casual, porque tan malo es que sobre y peor es que falte. Es preciso que la gente entienda que se trata de un viaje de negocios, no de vacaciones. Otro aspecto relevante son las reglas de cortesía y etiqueta internacional y los códigos culturales del país o región de destino. En este sentido, el detalle no sobra, hay que ser preciso en torno a las pautas sobre imagen profesional: vestimenta, comportamiento, modales.

Los participantes deben estar al tanto de los datos de logística de transporte y hospedaje: el número de reserva de vuelos, trenes o transportes locales. Los datos sobre alojamiento y especificaciones, por ejemplo: ubicación, categoría, políticas. Transporte en destino, si podrán rentar autos, si dispondrán de un chofer, o si están autorizados para utilizar apps de movilidad, por ejemplo.

Para evitar fuertes dolores de cabeza, cada participante debe tener claro el presupuesto y viáticos con los que cuenta, me refiero a los límites de gastos diarios, políticas de reembolso y documentación necesaria: facturas, comprobantes, qué sí se puede incluir en la cuenta de gastos y qué no. En este sentido, el critero personal no es el mejor parámetro, debe fijarlo la empresa. Asimismo, el uso de tarjetas corporativas o anticipos.

Uno de los temas más relevantes y que se pasa por alto es la seguridad y salud. Creemos que todo va a ir de maravilla y eso es lo que se espera. Sin embargo, hay que estar preparados para cualquier eventualidad. La empresa es responsable de los participantes y debe hacerse cargo de ellos. Por lo tanto, hay que contratar una cobertura de seguros médicos y de viaje. Un protocolo de viajes de negocios debe incluir procedimientos en caso de emergencia: accidentes, pérdida de documentos, requisitos sanitarios del destino como vacunas.

Desde la etapa de planeación se debe solicitar a los participantes que cuenten con la documentación oficial necesaria: pasaporte, visa, invitaciones, cartas de presentación, acreditaciones. Tal vez, se requieran permisos laborales o institucionales que la institución convocante debe proporcionar a su equipo de trabajo.

Antes, durante y después del evento hay que abrir canales de comunicación y generar reportes. Cuáles serán los canales oficiales de contacto con la empresa durante el viaje, quién es la persona indicada en caso de una eventualidad, quién recaba los números de familiares en casos de emergencia. Por supuesto, dejar claros los requerimientos de informes o minutas post-visita. Y, como más vale prevenir que lamentar, contar con mecanismos para resolver situaciones imprevistas o decisiones urgentes, como un comunicado de prensa o una emergencia médica que presente alguno de los participantes.

Un protocolo de viaje de negocios debe dejar claro que los participantes juegan un papel de representación institucional, lo que implica el uso adecuado del nombre, marca y logotipo de la empresa. También, las pláticas informales o formales o declaraciones ante medios o interlocutores que se hagan a nombre de la empresa. Y, de suma importancia: las directrices sobre regalos corporativos, relaciones públicas y obsequios, dada la delicadeza del tema.

Un protocolo de viaje de negocios, además de facilitar la logística del viaje, protege la imagen corporativa y optimiza el retorno de inversión del desplazamiento. Un buen viaje de negocios no se improvisa; se planifica y se representa con estrategia. El éxito depende de una buena ejecución y eso no puede dejarse a la suerte.

Fuente: Forbes

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